Tylko 37% polskich firm jest zadowolonych z obecnego sposobu organizacji podróży biznesowych. Aż 53% oczekuje istotnych zmian i ulepszeń w tym zakresie. Firma Amadeus – wiodący światowy dostawca rozwiązań informatycznych dla branży turystycznej, po raz kolejny przeprowadziła i opublikowała raport dotyczący organizacji i zarządzania podróżami służbowymi. Przedstawiamy kilka najistotniejszych wniosków z tego badania.
Już sam fakt do jakiś osób było kierowane badanie wskazuje, że temat podróży służbowych jest zdecydowanie niedoceniany i traktowany pobieżnie w firmach. Jego respondentami byli pracownicy odpowiedzialni za organizację i zarządzanie podróżami służbowymi lub osoby, które w danej firmie zostały wskazane jako najlepiej zorientowane w tym temacie. Wśród nich znalazły się osoby praktycznie ze wszystkich działów firm:
- działu administracji,
- działu HR,
- księgowości,
- działu finansowego,
- działu zakupów,
- zarządu.
Także wśród odpowiedzi na pytanie, na jakim szczeblu zapadają decyzje o organizacji wyjazdu służbowego pojawiają się przeróżne odpowiedzi. Jest to zarówno wyższa kadra zarządzająca, jak i finanse, HR, administracja czy też sam zainteresowany pracownik odbywający podróż służbową.
Takie rozproszenie organizacyjne powoduje rozmycie się odpowiedzialności za zarządzanie podróżami służbowymi. Podobnie jak odpowiedzialności za ponoszone na ten cel koszty, stanowiące niejednokrotnie w firmach bardzo istotny procent ogólnych wydatków.
Polityka podróży przede wszystkim
Wyniki badania pokazały, że aż w ponad 40% polskich firm nie obowiązuje polityka podróży służbowych (np. w Czechach jedynie w 25%). To zdecydowany minus w zarządzaniu strefą business travel, ponieważ opracowanie polityki podróży przyczynia się do znacznych oszczędności i kontroli budżetu, nie generując przy tym żadnych kosztów. Firmy, w których jest ona wdrożona to przede wszystkim duże przedsiębiorstwa, w których podróże służbowe generują znaczne koszty. W ramach polityki określone są główne, najczęściej odbywane usługi, jak rezerwacje hoteli, bilety lotnicze i kolejowe czy wynajem aut.
Wskazane jest, aby polityka podróży służbowych określała także pozostałe usługi, ale również sposoby ich zamawiania i osoby odpowiedzialne. Bardzo istotny jest także sposób rozliczania podróży służbowych. W większości firm podróże służbowe rozliczane są przelewami. Niestety ciągle aż w 25% polskich firm osoby podróżujące płacą własnymi kartami kredytowymi (w krajach EŚW to jedynie 9%). To nie tylko wymusza na pracownikach uruchamianie własnych środków, ale także jest czasochłonne i trudniejsze do rozliczania. Sięganie po nowoczesne formy płatności takie chociażby jak rachunek BTA bardzo usprawnia proces rozliczeń. Generuje liczne dodatkowe korzyści oraz poprawę płynności finansowej.
Oczekiwania i oszczędności
Bardzo częstą sytuacją jest, że firmy niestety nie wykorzystują potencjału jaki niesie ze sobą chociażby określenie polityki podróży, zawarcie w jej ramach na przykład dedykowanych umów z określonymi liniami lotniczymi czy sieciami hotelowymi i możliwość korzystania dzięki temu ze specjalnych stawek korporacyjnych czy programów lojalnościowych. Dobrym sygnałem jest że aż 53% firm oczekuje zmian w procesie zarządzania podróżami, przede wszystkim właśnie w przestrzeganiu przez pracowników polityki podróży służbowych oraz mniejszego obciążenia firmy formalnościami.
Firmy deklarują gotowość do tego, by powierzać obsługę i zarządzanie podróżami służbowymi zewnętrznym wyspecjalizowanym agencjom (aż 72% badanych firm). Dostrzegają w takim rozwiązaniu zarówno oszczędności czasu, jak i pieniędzy, a także podniesienie jakości usług. Widzą też inne wymierne korzyści:
- help desk 24/7,
- przejrzystość i kontrola rozliczeń
- dostępność wszystkich usług w jednym miejscu.
Temat oczekiwań firm co do współpracy w biurem podróży oraz korzyści jakie z tego wynikają, był raporcie szeroko poruszony, dlatego omówimy go w osobnym artykule.
Podczas kiedy aż 42% firm planuje wprowadzić oszczędności w zakresie podróży służbowych konieczne jest uporządkowanie wszelkich zagadnień dotyczących polityki podróży. Na przykład sięganie po nowoczesne systemy rezerwacyjne dedykowane dla biznesu i inne rozwiązania IT, jak również wsparcie wyspecjalizowanych w business travel biur podróży. Wprowadzenie takich rozwiązań pozwala pogodzić oczekiwania zarówno zarządów firm, jak i ich podróżujących pracowników. Z jednej strony zmniejsza koszty delegacji i ogranicza formalności, z drugiej zaś – gwarantując pracownikom swobodę, bezpieczeństwo i finansowe wsparcie w podróży oraz szybką organizację wyjazdów. Z przeprowadzonego raportu wynika, że firmy które już takie działania wdrożyły są w dużo większym stopniu usatysfakcjonowane z zarządzania podróżami służbowymi i obecnie tylko je udoskonalają.
***
Badanie prowadzone było przez agencję badawczą KANTAR TNS w drugiej połowie 2016 roku. Obejmowało 1002 firmy i instytucje zatrudniające powyżej 50 pracowników, wydających min. 50 000 euro na delegacje lub realizujących minimum 250 podróży służbowych rocznie. Przeprowadzono je wśród firm polskich oraz z Czech, Rumunii, Węgier, Litwy i Łotwy. Raport pokazuje sytuację panującą w zakresie zarządzania podróżami służbowymi oraz trendy i gotowość do zmian. Przedstawia też obraz polskich firm na tle krajów Europy Środkowo-Wschodniej.