Odpowiedź na pytanie „jak zaplanować budżet i kontrolować wydatki na podróże służbowe” wydaje się być banalnie prosta i zawierająca się w jednym słowie – porządek. Okazuje się jednak, że nie jest tak proste do zrobienia jak się zdaje i firmy nieustannie borykają się z problem bardzo wysokich kosztów delegacji pracowniczych oraz ich terminowego rozliczania.
W wielu firmach koszty delegacji stanowią drugi, po wynagrodzeniach, koszt pracowniczy. Nawet w średnich firmach, w których duża część działalności wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem, np. we wszelkich firmach z branży IT, roczne koszty podróży służbowych to około 1 mln zł. Nie trudno się dziwić, że zarządy starają się jak najbardziej zapanować na tymi kosztami, kontrolować je i minimalizować, zakładając przy tym, że nie będą ograniczać ich ilości. Pytanie tylko jak efektywnie zarządzać w firmie podróżami służbowymi?
Badanie TNS na zlecenie Amadeus Polska
Bardzo ciekawym źródłem wiedzy na temat tego, jak wyglądają w ostatnim czasie podróże służbowe w Polsce, jest obszerny raport z badania przeprowadzonego w 2015r na zlecenie Amadeus Polska przez TNS. Ankieta przeprowadzona na ogólnopolskiej próbie 300 firm i instytucji pokazuje oczekiwania i potrzeby zarówno osób zarządzających jak i podróżujących oraz problemy, z jakimi się spotykają w czasie organizacji podróży biznesowych. Szerszy obraz tego badania przedstawimy w osobnym artykule, tu natomiast wykorzystamy jedynie kilka podstawowych informacji.
Dla zdecydowanej większości firm (ponad 70%) podstawowym kryterium w organizacji podróży służbowych jest jej koszt. Prawie 40% firm ma przy tym zamiar obniżać koszty tych delegacji, nie ograniczając ich ilości. Jeśli dla danego przedsiębiorstwa podróże służbowe są niezbędne do prowadzenia działalności, konieczne jest znalezienie sposobu do obniżenia kosztów jednostkowych wyjazdów, ale też przejrzyste i łatwe ich rezerwowanie i rozliczanie. Z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania IT, systemy rezerwacyjne, ale konieczne jest również ścisłe przestrzeganie zasad dotyczących podróży służbowych.
Polityka podróży kluczem do sukcesu
Zbiór zasad dotyczących rezerwacji wszelkich usług wchodzących w skład podróży służbowych czyli tzw. Polityka podróży to kluczowy temat mający wpływ na koszty i zarządzanie tym działem. Bardzo istotne jest, aby był skrupulatnie opracowany w firmie, zawierał wytyczne dotyczące wszelkich usług i ich rodzajów w rozbiciu na poszczególne szczeble hierarchiczne w organizacji, obejmował tematy związane z momentem rezerwacji i rozliczania, osobami zatwierdzającymi podróże itp. Przede wszystkim jednak polityka podróży powinna być jasno określona, przedstawiona wszystkim pracownikom i ściśle przestrzegana.
Wielu managerów szuka oszczędności właśnie w zaostrzeniu zasad i rygorystycznym egzekwowaniu polityki podróży. Jak wynika z badania Amadeus polityka podróży obowiązuje w zaledwie 55% firm. W tej drugiej części albo nie obowiązuje w ogóle, albo nikt o niej nie wie. Problemem jest też fakt, że w firmach które teoretycznie maja ustaloną politykę podróży, skupia się ona jedynie na zasadach dotyczących rezerwacji hoteli oraz biletów lotniczych. Pozostałe usługi takie jak: wynajem aut, wizowanie, bilety kolejowe, promowe, posiłki, nie są w ogóle uwzględnione w polityce. Powstaje tu zatem bardzo duża „dziura”, gdzie wpadają praktycznie zupełnie niekontrolowane koszty. Generalnie jest tak, że im większa firma tym bardziej skrupulatnie opracowana i przestrzegana polityka podróży.
Nowe trendy podróży służbowych
Zwłaszcza w dużych firmach coraz bardziej powszechne staje się tworzenie osobnego stanowiska pracy określanego zwykle jako Travel Manager, którego obowiązkiem jest kompleksowe zarządzanie obszarem podróży służbowych. Wchodzi w to zatem zarówno rezerwacja, jak i kontrolowanie budżetu od zamówień po rozliczenia, przestrzeganie założeń polityki podróży, ale także negocjowanie specjalnych stawek korporacyjnych w hotelach czy w liniach lotniczych.
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest też wdrażanie specjalnego oprogramowania służącego do rezerwacji prawie wszelkich usług wchodzących w skład podróży służbowych. Zaletą tych systemów jest to, że jest w nich już „zaszyta” obowiązująca w firmie polityka podróży, co ułatwi jej przestrzeganie na wszystkich szczeblach. Systemy te wymagają jednak samodzielnego zaangażowania się pracowników w proces rezerwacji, co czasami spotyka się ze sprzeciwem. Bardzo skutecznym tego typu narzędziem jest platforma rezerwacyjna Amadeus e-Travel Management (AeTM), której wdrożenie przynosi firmom wymierne korzyści obniżenia kosztów podróży służbowych. Z badania wynika, że aż 30% firm chętnie wdrożyłoby takie aplikacje, jako wsparcie nie tylko samych podróżnych, ale także jako zwiększenie przejrzystości procesu rezerwacji, rozliczeń i kontroli kosztów.
Jeśli chodzi o same osoby podróżujące, to można powiedzieć, że oczekiwania co do tego kto ma organizować podróż są podzielone. Spora grupa (39%) chciałaby rezerwować swoje podróże samodzielnie i praktycznie taka sama ilość chciałaby, alby całość organizowała za nią firma. Jest tu zatem możliwość wyboru przez zarządy firm metody rezerwacji, tak aby czas poświęcany na sam proces rezerwacji był jak najkrótszy i sposób jak najłatwiejszy. Rozwiązania IT są obecnie maksymalnie dostosowywane do tych wymagań.
Wszystko w jednym miejscu
Niezależnie od tego czy firma korzysta z systemu rezerwacyjnego czy nie, bardzo ważne jest wszelkie usługi były zamawiane w jednym miejscu. Korzystanie z wyspecjalizowanych agencji podróży jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Nawet w przypadku korzystania z systemu takiego jak AeTM, biuro kontroluje przebieg podróży od momentu założenia rezerwacji po wystawienie faktury. Dla osób zajmujących się w firmach rozliczaniem otrzymywanie wszelkich dokumentów na czas z jednego źródła, pomoc we wszystkich sytuacjach związanych z reklamacjami, zwrotami jest niezwykle istotna. Dla podróżnych zaś łatwość dotarcia do właściwej osoby w sytuacjach kryzysowych, szybkość reakcji i help desk ma kluczowe znaczenie.
Rozwiązanie polegające na korzystaniu z usług profesjonalnego i rzetelnego agenta jest bardzo wysoko cenione przez firmy. Tym bardziej, że biura korzystają z szeregu dedykowanych systemów rezerwacyjnych, które pozwalają na znalezienie dobrych cen, chociażby hoteli czy połączeń lotniczych. Sprawność i fachowa wiedza personelu biura oraz stosowanie przez nich zasad polityki podróży panujących w danej firmie jest tu niezwykle istotna.
Zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca oczekuje, że proces rezerwacji i samych podróży służbowych (z których nie sposób wszak zrezygnować) będzie przebiegał sprawnie dzięki jasnym i prostym zasadom i ekonomicznie. Wykorzystanie w tym procesie wszelkich nowinek technicznych, aplikacji mobilnych jest także przez wszystkich mile widziane.
Zatem tak jak wskazano powyżej, skrupulatnie określone i przestrzegane na wszelkich szczeblach zasady polityki podróży, wdrożenie rozwiązań IT do procesu rezerwacji oraz korzystanie z jednego sprawdzonego biura, pozwalają przede wszystkim na utrzymanie maksymalnego porządku w obszarze podróży służbowych. W efekcie natomiast, jak wynika z badań Amadeus, pozwala to osiągnąć oszczędności mogące sięgać ponad 20% ogólnych kosztów podróży służbowych.