Co zrobić, abyś mógł zminimalizować koszty podróży służbowych? Punktem wyjścia jest poprawnie stworzona i przestrzegana polityka podróży służbowych, tzw. Travel Policy. To określony, przejrzysty i zrozumiały zbiór wytycznych. Składają się na niego przede wszystkim procedury szczegółowo określające sposób rezerwacji, rozliczeń, poziomy dostępności standardów podróży zależne najczęściej od zajmowanego stanowiska.
Travel Policy reguluje kwestie takie jak:
- klasy podróży lotniczych (biznes, ekonomiczna),
- standard hotelu (liczba gwiazdek, preferowana sieć hotelowa),
- nieprzekraczalne stawki ze poszczególne rezerwacje,
- terminy składania zamówienia,
- osoby uprawnione do składania zamówień oraz osoby odpowiedzialne za ich potwierdzanie,
- wskazanie preferowanych dostawców usług (agencja, hotel, linia lotnicza),
- zasady raportowania i kontroli podróży służbowych,
- zasady rozliczeń, fakturowania, płatności.
Właściwie prowadzona i stosowana polityka podróży powinna być zgodna z ogólnymi standardami biznesowymi, celem, strategią i misją firmy. Zapewnia ona bezpieczeństwo, łatwość komunikacji oraz komfort pracownikom odbywającym podróże służbowe, pozwala na wielu płaszczyznach kontrolować wyjazdy, a co za tym idzie optymalizować i redukować koszty.
Oferujemy Ci fachową pomoc przy budowie Travel Policy oraz dbanie o poprawność jej stosowania. Proponujemy także wprowadzenie do Twojej firmy narzędzia, które pomaga w przestrzeganiu polityki podróży – program rezerwacyjny Amadeus e-Travel Menagement.