Podróże służbowe po Polsce i świecie stanowią coraz większą pozycję w budżecie Twojej firmy? To często nieuniknione – pewne sprawy wymagają osobistej obecności właściwych osób nawet w odległych zakątkach globu. Co zrobić, aby te koszty zminimalizować? Punktem wyjścia jest skrupulatnie stworzona i przestrzegana przez wszystkich pracowników polityka podróży służbowych – tzw. Travel Policy. Możemy Państwu pomóc ją opracować, a zawsze przy świadczeniu wszelkich usług i dokonywaniu rezerwacji będziemy dbać o jej przestrzeganie.
Travel Policy to świadomie określony, przejrzysty i zrozumiały zbiór wytycznych dotyczących realizacji podróży służbowych. Składają się na nią przede wszystkim procedury szczegółowo określające sposób rezerwacji, rozliczeń, poziomy dostępności standardów podróży zależne najczęściej od zajmowanego stanowiska.
Travel Policy przede wszystkim reguluje kwestie takie jak:
- klasy podróży lotniczych (biznes, ekonomiczna),
- standard hotelu (ilość gwiazdek, preferowana sieć hotelowa),
- nieprzekraczalne stawki ze poszczególne rezerwacje,
- terminy składania zamówienia,
- osoby uprawnione do składania zamówień oraz osoby odpowiedzialne za ich potwierdzanie,
- wskazanie preferowanych dostawców usług (agencja, hotel, linia lotnicza),
- zasady raportowania i kontroli podróży służbowych,
- zasady rozliczeń, fakturowania, płatności.
Właściwie prowadzona i stosowana polityka podróży powinna być zgodna z ogólnymi standardami biznesowymi, celem, strategią i misją Twojej firmy. Zapewnia ona bezpieczeństwo, łatwość komunikacji oraz komfort pracownikom, pozwala na kontrolę na wielu płaszczyznach, a co za tym idzie optymalizuje i redukuje koszty wyjazdów.
Oferujemy Państwu fachową pomoc przy budowie Travel Policy oraz nadzór nad poprawnością jej stosowania. Proponujemy również wprowadzenie narzędzia, które pomaga w przestrzeganiu polityki podróży – programu rezerwacyjnego typu self booking tools do rezerwacji usług typu: bilety lotnicze, rezerwacje hotelowe, wynajem aut.