Polityka podróży służbowych
(travel policy)
to określony w ramach danej firmy, przejrzysty i zrozumiały zbiór wytycznych dotyczących organizacji podróży służbowych. Jest bardzo ważnym dokumentem, ponieważ stanowi idealny odnośnik do kontroli kosztów przeznaczanych na business travel, jak również jest bazą dla bezpieczeństwa podróży pracowników i zarządów. Na politykę podróży składają się przede wszystkim procedury szczegółowo określające sposób rezerwacji, rozliczeń, poziomy dostępności standardów podróży zależne najczęściej od zajmowanego stanowiska.
Podróże służbowe po Polsce i świecie
Zależnie od rodzaju działalności danej firmy, mogą stanowić bardzo istotną pozycję w ogólnym budżecie. Jest to często nieuniknione, ponieważ wiele spraw biznesowych wymaga osobistej obecności właściwych osób. W związku z tym regulacje związane z podróżami powinny być precyzyjnie określone, aby móc sprawnie zarządzać kosztami przeznaczanymi na ten cel. W USA czy krajach Europy Zachodniej ustalenie polityki podróży jest normą ogólnie stosowaną. W Polsce wiele firm niestety pozostawia ten obszar nieokreślony, mimo wysokich kosztów. Co zrobić zatem, aby zoptymalizować i kontrolować budżet podróży służbowych? Punktem wyjścia jest skrupulatnie stworzona i przestrzegana przez wszystkich pracowników polityka podróży służbowych. Bardzo pomocne w tym zakresie są także nowoczesne platformy rezerwacyjne, w których istnieje możliwość w dużym stopniu zaimplementowania określonych w polityce limitów.
Uwaga!
Bissole Business Travel, jako biuro od wielu lat specjalizujące się w obsłudze podróży służbowych, może Państwu pomóc w opracowaniu, a zawsze przy świadczeniu wszelkich usług i dokonywaniu rezerwacji będziemy dbać o jej przestrzeganie.
Jak stworzyć politykę podróży?
Ustalając politykę podróży w firmie należy wziąć pod uwagę zarówno potrzeby kierownictwa firmy, działu finansowego czy personalnego, jak i samych podróżnych. Ważna jest sytuacja, w jakiej znajduje się obecnie firma, jak i jej kierunki rozwoju w perspektywie najbliższych lat. Da to obraz planowanej ilości podróży oraz jej miejsc docelowych, a w efekcie pozwoli oszacować średnie koszty na podstawie dostępnych środków transportu, noclegów czy dodatkowych niezbędnych usług, np. wiz. Bardzo istotne jest też poczucie bezpieczeństwa i komfortu podróżujących pracowników. Proponowany sposób rezerwacji i realizacji podróży oraz ich rozliczeń powinien być dla nich przejrzysty i jak najmniej czasochłonny. Ważne, aby była wyznaczona ścieżka akceptacji i raportowania, co wpływa na bieżącą kontrolę kosztów, ale także daje wyraźny obraz, gdzie dany pracownik się znajduje w danym momencie. Zwłaszcza w większych firmach, o rozbudowanej strukturze, punktem wyjścia dla określania dostępnych budżetów na podróże jest stopień w hierarchii np. zarząd, karda kierownicza, pracownicy.
Dołącz do zadowolonych klientów!
Współpraca z biurem podróży w zakresie obsługi podróży służbowym, takim jak Bissole Business Travel, wspiera przestrzeganie polityki podróży oraz oczywiście sam proces rezerwacji i realizacji usług.
Główne aspekty regulowane przez politykę podróży:
01.
Wskazanie głównych partnerów do realizacji usług podróży służbowych np. biura podróży, preferowanych obiektów hotelowych, linii lotniczych czy firm rent a car
02.
Ustalenie stawek w podziale na podróże krajowe i zagraniczne
03.
Nieprzekraczalne kwoty za poszczególne rezerwacje
04.
Dostępne klasy podróży lotniczych (biznes lub ekonomiczna) dla poszczególnych szczebli organizacyjnych
05.
Określony standard hotelu (ilość gwiazdek, preferowana sieć hotelowa) lub stawka za noc
06.
Możliwość korzystania z wyżywienia i innych dodatkowych usług hotelowych np. parking, pralnia itp.
07.
Preferowane środki transportu w czasie podróży np. kolej, wynajem aut, indywidualne transfery czy możliwość korzystania z taksówek
08.
Kwestie związane z ubezpieczeniem podróży
09.
Osoby uprawnione do składania zamówień
10.
Wskazanie ścieżki akceptacji podróży, osoby odpowiedzialne za ich potwierdzanie
11.
Terminy składania zamówień
12.
Zasady raportowania i kontroli podróży służbowych
13.
Zasady rozliczeń wydatków poniesionych w czasie podróży oraz pobranych zaliczek
Dlaczego warto współpracować z Bissole Business Travel:
Właściwie wdrożona, prowadzona i stosowana polityka podróży powinna być zgodna z ogólnymi standardami biznesowymi, celem, strategią i misją firmy.
Zapewnia ona łatwość komunikacji oraz komfort pracownikom, pozwala na kontrolę na wielu płaszczyznach, a co za tym idzie optymalizuje i redukuje koszty wyjazdów. Stosowanie przez wszystkich ustalonej polityki znacznie także oszczędza czas przeznaczony na organizację i rozliczanie wyjazdów.
Bissole oferuje Państwu fachową pomoc przy budowie Travel Policy oraz nadzór nad poprawnością jej stosowania. Proponujemy również wprowadzenie narzędzia, które pomaga w przestrzeganiu polityki podróży – programu rezerwacyjnego typu self booking tools do rezerwacji usług typu:
Bilety lotnicze
Rezerwacje hotelowe
Wynajem aut
Zapytaj o ofertę!
Masz pytania? Skontaktuj się z nami:
Bissole Sp. z o.o.
ul. Kościuszki 95/1U
50-442 Wrocław
Biuro czynne
od poniedziałku do piątku
w godzinach: 8:00 – 17:00
Lub wyślij formularz:
do rezerwacji biletów lotniczych, hoteli i aut dla firm
Szybkie i sprawne planowanie i zarządzanie podróżami służbowymi w firmie.