aplikacje

Przygotowujemy się do organizacji wyjazdu motywacyjnego na Maltę dla 150 osób. Jak przy takiej dużej grupie zorganizować sprawną i nowoczesną komunikację z uczestnikami przed wyjazdem i w trakcie? Co Państwo proponujecie?

W organizowanych przez Bissole wyjazdach, niezależnie od kierunku, zwłaszcza przy większych grupach, najlepiej sprawdza się dedykowana dla wyjazdów incentive travel aplikacja mobilna. Sprawdziliśmy już tę formę komunikacji kilkakrotnie i zawsze w stu procentach spełniła ona swoją rolę i była bardzo chwalona przez uczestników wyjazdu. Jest to bardzo przejrzysta forma, w której można zawrzeć cały kontent wyjazdu. Co ważne – uczestnicy pobierają ją bezpłatnie ze sklepów GooglePlay lub Apple Store, a po wprowadzeniu specjalnego kodu otrzymują dostęp do konkretnego wyjazdu. Aplikacja działa na telefonach z systemami Android i iOS.

Standardowo w aplikacji można umieścić:

  • Pełny program wyjazdu – godziny, miejsca zbiórek, kolejne atrakcje
  • Informacje o przelocie – godziny, dozwolony bagaż
  • Informacje praktyczne – co ze sobą zabrać, ważne telefony, kontakty do pilotów, taksówek, lokalne atrakcje, na co uważać na miejscu, a także informacje o ubezpieczeniu
  • Adresy hoteli z opisem serwisu hotelowego
  • Mapy, a także fragmenty lokalnych map, skany materiałów hotelowych, odręcznie zrobione szkice.

Przykładowo z takiego rozwiązania korzystaliśmy przy wyjeździe naszej dużej grupy 216 osób do Dubrownika. Było to bardzo pomocne narzędzie zarówno dla nas jako organizatorów i opiekunów grupy, dla pilotów i dla samych uczestników.

Z perspektywy naszego biura jako organizatora / opiekuna grupy / oraz pilotów bardzo ważne w aplikacji są następujące udogodnienia:

  • Checklisty – sprawdzenie obecności wszystkich uczestników lub wybranych grup. Opcja wysłania wiadomości do nieobecnych jednym kliknięciem.
  • Podział grupy na mniejsze – np. zgodnie z zaplanowanymi aktywnościami, transportem i in.
  • Wiadomości predefiniowane – możliwość wysyłki do grupy zaplanowanych wiadomości o określonej porze; doskonale się sprawdzi ta formuła np. przy wszelkich grach czy rywalizacjach zespołowych
  • Powiadomienia – za pomocą aplikacji można na bieżąco informować grupę o wszelkich zmianach, nagłych sytuacjach lub niespodziankach. Zintegrowana bramka sms pomaga obniżyć koszty tych powiadomień poza terytorium UE
  • Możliwość ustawienia kilku języków i komunikacji w kilku językach jednocześnie
  • Działanie off line – po zainstalowaniu aplikacji uczestnicy mają stały dostęp do otrzymanych treści, także bez dostępu do sieci. Wszelkie zaktualizowanie treści w telefonie użytkownika, choć zachodzi automatycznie, wymaga już trybu on-line.

Wersja dla pilota może być bardziej rozbudowana i zawierać więcej niezbędnych informacji szczegółowych niż wersja dla uczestników. Do aplikacji można także zaimportować pliki exel i pdf.

 

Aplikacja świetnie sprawdziła się także przy organizacji naszego wyjazdu do Rzymu, gdzie była mała 16-osobowa grupa, ale z kolei intensywnie wykorzystaliśmy jej możliwości w grze miejskiej „Anioły i Demony”. Goście byli pod wrażeniem tego rozwiązania.

Moduł rejestracyjny:

Nowością w aplikacji jest Moduł rejestracyjny on line, który uczestnicy wypełniają samodzielnie. Rozwiązuje to problemy związane z RODO czy ewentualnymi błędami we wprowadzaniu danych, ponieważ wszystkie potrzebne dane osobowe, zgody na ich przetwarzanie, czy warunki ubezpieczeń, a nawet skany dokumentów są dostarczone przez samych uczestników zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. Formularz można dowolnie skonfigurować w zależności od potrzebnych do wyjazdu danych. Wszystkie dane automatycznie spływają na konto administratora i są dostępne w jednym miejscu, bez konieczności scalania różnych formularzy.

Korzystanie z aplikacji mobilnej przy wyjazdach incentive daje szereg korzyści zarówno firmie zlecającej, nam jako organizatorowi, jak i samym uczestnikom.

Przede wszystkim jest to przejrzysta, estetyczna, intuicyjna i nowoczesna forma kontaktu, której obecnie oczekują uczestnicy wyjazdów. Jest też bardzo wygodna i oszczędza sporo czasu i pieniędzy (zwłaszcza koniecznej na drukowanie materiałów, jak również związanej z rejestracją uczestników). Bardzo lubimy także fakt, że można już od etapu przygotowań wyjazdu dozować informacje związane z wyjazdem, co zwiększa emocje i pozytywne nastawienie do wyjazdu. Piloci i opiekunowie grup, z którymi pracujemy bardzo sobie chwalą możliwość przesyłania powiadomień grupowych i indywidualnych.

Z naszych dotychczasowych doświadczeń wynika, że rozwiązanie komunikacji marketingowej wyjazdu w postaci aplikacji mobilnej jest zdecydowanie rozwiązaniem typu SMART. Jest to bardzo inteligentny sposób na organizację wyjazdu, kontakt i kontrolę nad grupą, wzmocnienie przekazu samego wyjazdu. Także serdecznie rekomendujemy tę formę przy wszelkiego rodzaju wyjazdach grupowych – motywacyjnych, integracyjnych, sportowych, młodzieżowych czy pielgrzymkowych. W razie pytań – jesteśmy do dyspozycji.

Aleksandra Palka
Dyrektor ds. marketingu

 

Potrzebujesz więcej informacji?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Opublikuj komentarz