Czy podróże służbowe podlegają regulacjom nowej „Ustawy”?
1 lipca 2018r weszła w życie nowa „Ustawa o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych” (w skrócie Ustawa) , która nastręcza cały czas wiele problemów interpretacyjnych, z uwagi na wprowadzenie wielu nowych pojęć i rozwiązań. Przede wszystkim zmieniła ona podejście do imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych z podmiotowego na przedmiotowe. Oznacza to, że obecnie istotne jest nie to „kto robi?”, ale „co robi?”. Okazuje się, że nową Ustawę muszą stosować nie tylko biura podróży czy touroperatorzy, ale także w określonych sytuacjach np. agencje eventowe, portale internetowe czy hotele oferujące powiązane usługi turystyczne, a czasem nawet same przedsiębiorstwa organizujące np. wyjazdy motywacyjne. Jest to bardzo szeroki temat na osobny artykuł.
Na wstępie Ustawa definiuje do jakich sytuacji nie ma ona zastosowania i tu pojawiają się właśnie podróże służbowe:
Art. 3 pkt.2 mówi, że Ustawy nie stosuje się do:
„imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych nabywanych na podstawie umowy generalnej o organizowanie podróży służbowych zawieranej między przedsiębiorcą turystycznym a przedsiębiorcą w rozumieniu art. 431 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r. poz. 459, 933 i 1132) albo podmiotem prowadzącym działalność odpłatną”.
Wynika z tego, że aby móc nie stosować Ustawy do nabywanych przez przedsiębiorstwo usług turystycznych muszą być spełnione dwa warunki:
- Przede wszystkim współpraca pomiędzy daną firmą (przedsiębiorcą) a biurem zajmującym się organizacją podróży służbowych musi być uregulowana umową generalną. Ustawa jednak nie określa dokładnego kształtu i zakresu umowy generalnej. Można przyjąć, że jest to rodzaj umowy ogólnej, w której określa się zakres świadczonych usług, czas na jaki jest zawarta, sposób rozliczeń czy wreszcie deklarację przedsiębiorcy zlecania organizacji konkretnych usług i pakietów usług dotyczących podróży służbowych pracowników. Umowa taka ma mieć charakter ogólny, a nie odnosić się np. do jednego konkretnego wyjazdu czy imprezy turystycznej.
- Drugim elementem jest samo określenie podróży służbowej. Ustawa ani dyrektywa unijna, do której zaleceń odnosi się Ustawa, nie definiują pojęcia „podróży służbowej”. Można przyjąć zatem, że jest to każda podróż (wchodzące w jej skład usługi turystyczne), która jest związana z działalnością gospodarczą, zawodową, wykonywaniem obowiązków służbowych danego przedsiębiorcy czy pracownika.
Konieczne jest w tym miejscu przywołanie definicji „usługi turystycznej” i „imprezy turystycznej”.
Art. 4 Ustawy „Ilekroć w ustawie jest mowa o:
1) usłudze turystycznej – należy przez to rozumieć:
- a) przewóz pasażerów,
- b) zakwaterowanie w celach innych niż pobytowe, które nie jest nieodłącznym elementem przewozu pasażerów,
- c) wynajem pojazdów samochodowych lub innych pojazdów silnikowych,
- d) inną usługę świadczoną podróżnym, która nie stanowi integralnej części usług wskazanych w lit. a–c;
2) imprezie turystycznej – należy przez to rozumieć połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży lub wakacji, spełniające warunki, o których mowa w art. 5 ust. 1.”
Czyli jeśli zamówiona przez przedsiębiorcę usługa lub kilka usług dotyczą podróży służbowej i ich organizacja jest objęta umową generalną, wówczas nie mają zastosowania postanowienia Ustawy. Co za tym idzie, nie ma obowiązku odprowadzania od tych podróży składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. Organizowanie takich podróży nie wymaga wpisu do Rejestru Organizatorów i Pośredników Turystyki. Nawet jeśli powiązanie kilku usług turystycznych mogłoby wskazywać na fakt, że jest to impreza turystyczna, ale są one wykonywane w ramach obowiązków służbowych i na podstawie umowy generalnej, takie podróże nie podlegają Ustawie.
Również w sytuacji, kiedy przedsiębiorstwo nie ma umowy generalnej np. z biurem podróży, a zamawia tylko jedną usługę np. sam bilet lotniczy w ramach podróży służbowej pracownika i nie łączy tego z żadną inną usługą turystyczną, wówczas Ustawa także nie będzie miała zastosowania.
Znacznie większą ostrożność firmy i przedsiębiorcy powinni zachować przy organizacji tzw. incentive travel, które nie zawsze mają charakter stricte podróży służbowej. W zdecydowanej większość do tego typu wyjazdów mają już zastosowanie przepisy Ustawy, a co za tym idzie mogą je organizować tylko uprawnione podmioty spełniające wszelkie obowiązki, jakie nakłada na nie Ustawa. Nawet w przypadku organizacji weekendowego wyjazdu o charakterze motywacyjnym czy integracyjnym, zdecydowanie należy powierzyć go uprawnionym do tego organizatorom, aby nie narazić się na kary przewidziane w Ustawie.
Izabela Nawrat
Prezes Bissole Business Travel