Dla wielu firm jednym z głównych problemów związanych z podróżami służbowymi jest kwestia ich rozliczeń oraz ich płynności. Przy samodzielnej rezerwacji różnych usług przez pracowników, za pomocą różnorakich narzędzi, dochodzi problem z bardzo dużą ilością faktur lub często kłopot z ich uzyskaniem. W efekcie okazuje się, że więcej czasu jest potrzebne do rozliczenia danej podróży, niż zajmuje sama podróż.
Korzystanie z zewnętrznych biur specjalizujących się w rynku business travel znacznie usprawnia proces rozliczeń. Z pomocą przychodzą też nowoczesne formy płatności, które automatyzują cały system płatności oraz przynoszą wiele dodatkowych profitów.
Przelew i karta kredytowa najbardziej popularne
Od wielu lat niezmiennie najpopularniejszą formą rozliczeń za usługi podróży służbowych jest przelew. Standardowo biuro podróży obsługujące daną firmę wystawia fakturę po zrealizowanej usłudze z terminem płatności od 7 do 14 dni. Ustalenia te są zawsze zawarte w umowach między biurem a firmą i mogą się tu pojawić najróżniejsze warianty. Na przykład jedna zbiorcza faktura za cały miesiąc, dłuższy termin płatności.
Bardzo często też firmy rozliczają się z biurem (lub bezpośrednio z innym usługodawcą – linią lotniczą, hotelem) za pomocą firmowych kart kredytowych. Jest to wygodna i natychmiastowa forma płatności, trzeba tylko uważać na limity, jakimi zwykle obwarowane są karty. To może spowodować, że przy dużych zamówieniach to rozwiązanie może się nie sprawdzić.
Już samo korzystanie z zewnętrznego biura tzw. TMC (Travel Management Company) znacznie usprawnia rozliczenia poprzez zbiorcze rozliczenia, odroczony przelewem termin płatności i elastyczność w ustaleniach. Profesjonalne biura TMC oferują też możliwość raportowania wydatków przeznaczanych na podróże służbowe w różnych konfiguracjach oraz możliwość przesyłania tych danych do innych systemów księgowych czy bankowych.
Business Travel Account (BTA)
Z roku na rok zyskują na popularności tzw. wirtualne karty płatnicze – Business Travel Account. To bardzo wygodne rozwiązanie nawet dla małych i średnich firm, dedykowane właśnie na pokrycie wydatków ponoszonych na podróże służbowe. W Polsce najbardziej popularne narzędzia typu travel account oferuje American Express oraz Diners Club.
Schemat korzystania w tego typu kart jest bardzo podobny do tradycyjnych kart kredytowych, natomiast BTA ma jeszcze wiele dodatkowych zalet. Przede wszystkim karty te nie mają limitu, firma spłaca sumę, która faktycznie została wykorzystana, przy czym termin płatności za usługi może być odroczony aż do 59 dni. Poza tym zapewniają lepszą kontrolę kosztów poprzez ich konsolidację w jednym źródle oraz możliwość tworzenia szczegółowych e-raportów wydatków.
Bardzo istotną korzyścią jest wysokie ubezpieczenie KL, NNW podróżujących pracowników, nawet do 1 miliona złotych. Możliwe są różne warianty kart, zależnie od potrzeb, np. na karty imiennie czy tzw. karty co-brandowe generujące dodatkowe korzyści dla klienta. Przykładem takiej karty jest np. Diners Club LOT. W tym przypadku klienci zyskują np. priorytetową odprawę nawet przy posiadaniu biletu klasy ekonomicznej oraz dodatkowe punkty w programie Miles&More. Z rachunków BTA korzysta nie tylko bardzo wiele firm, ale też przeróżne uczelnie czy instytucje państwowe.
Podróże służbowe i nowoczesne rozwiązania
Zupełnie innowacyjnym rozwiązaniem na polskim rynku do automatyzacji płatności jest Amadeus Hotel Billback, opracowany i wprowadzony przez: Amadeus, Conferma, ING Bank Śląski i Mastercard. Na razie system ten przeznaczony jest tylko do płatności za rezerwacje hotelowe. Oparty jest na wirtualnych kartach płatniczych, gdzie dla każdej transakcji generowana jest oddzielna karta, z określonym numerem, na określoną kwotę.
Amadeus Hotel Billback wykorzystuje innowacyjne rozwiązanie MasterCard In Control B2B, dzięki któremu klienci korporacyjni zyskują większą kontrolę nad firmowymi wydatkami realizowanymi z pomocą służbowych kart płatniczych oraz bezpieczeństwo ich stosowania. Wirtualny numer karty jest unikalnym atrybutem, którego firmy mogą używać do bezbłędnej identyfikacji transakcji w procesie raportowania oraz księgowania, co zwiększa efektywność pracy i pozwala wydatnie obniżyć koszty.
Nowoczesne formy płatności doskonale wpisują się w dążenie firm do obniżania kosztów podróży służbowych, ale też, a może przede wszystkim, pozwalają zwiększyć kontrolę na ponoszonymi wydatkami i efektywnie nimi zarządzać.
