Po co? Dla kogo? Kiedy? Gdzie? Za ile? To pytania które często sobie zadajemy w przypadku wakacji czy spotkań. My zadamy je w wersji nieco bardziej szczegółowej, w odniesieniu do wyjazdów integracyjnych i motywacyjnych organizowanych przez Firmy. Jak się zabrać do takiego wyjazdu, aby był opłacalny zarówno dla kierownictwa Firmy, jak i dla osób w nim uczestniczących?
- Najważniejszy jest CEL
Motywacja, integracja, nagroda – wszystkie te powody są równie dobre aby zorganizować wyjazd. Określenie tego celu jest pierwszym pytaniem jakie powinna zadać sobie Firma przed przystąpieniem do planowania wyjazdu, bo to klucz do dobrej imprezy, która przyniesie firmie zamierzony efekt.
– Współpracujemy od lat z kilkoma Firmami, które wyjazdy motywacyjne mają na stałe wpisane w swój kalendarz biznesowy, organizację rozpoczynają z około rocznym wyprzedzeniem i jest to skrupulatnie przeprowadzony proces przygotowań, którego efektem jest świetny wyjazd – mówi Izabela Abramowicz, prezes biura Bissole Business Travel specjalizującego się w organizacji tego typu wyjazdów. Sprecyzowanie celu, dla którego organizowany jest dany wyjazd, determinuje wszelkie kolejne kroki, takie jak program, termin, ludzie. Ważne bardzo też jest, aby cały proces przygotowań rozpocząć wystarczająco wcześniej, optymalnie około 6 miesięcy wcześniej przed planowanym wyjazdem aby zdążyć spokojnie dopracować szczegóły.
- Ludzie
To, z jaką grupą ludzi będziemy mieć do czynienia na wyjeździe, jest jednym z najważniejszych czynników mających wpływ na program. Niestety trudno często określić tą grupę na etapie planowania, jeśli np. wyjazd jest nagrodą w konkursie. Wówczas trzeba starać się stworzyć program uniwersalny, w którym każdy będzie mógł się odnaleźć. Jeśli natomiast Firma jest w tej komfortowej sytuacji, że z góry wie, jaka grupa będzie brała udział w wyjeździe, może określić przeważającą płeć, średni wiek, czy chociażby kondycję fizyczną uczestników, zdecydowanie łatwiej zaproponować możliwe atrakcje.
Bardzo wiele firm, zwłaszcza korporacji, w których ekipa jest międzynarodowa, musi brać pod uwagę także przy tworzeniu programu uwarunkowania kulturowe czy społeczne. Często ze względu na wewnętrzną politykę Firmy z programów integracyjnych są wyłączone wszelkie aktywności związane ze sportami wysokiego ryzyka. To dla jakiej grupy osób organizujemy wyjazd jest również bardzo istotne jeśli chodzi o zakwaterowanie (standard hotelu, strukturę zakwaterowania).
- Budżet
Nie da się ukryć, że to praktycznie zawsze najtrudniejszy temat, ale niestety nie da się go obejść. Średnio trzeba przyjąć około 2 tys. Zł na osobę na wyjazdy weekendowe w Polsce, około 4-6 tys. zł na osobę przy wyjazdach po Europie oraz około 8 tys. zł na dalsze kierunki. Oczywiście te kwoty mogą być różne zależnie od tego jak dużo chcemy w dany wyjazd „włożyć” i jaki standard zaoferować gościom.
Stąd określenie celu i grupy docelowej jest tak istotne na wstępie. Jeśli ma to być wyjazd na bardzo wysokim poziome, np. dla kluczowych kontrahentów którym trzeba zapewnić usługi na najwyższym poziomie, zaoferować niestandardowe atrakcje jak choćby uczestnictwo w wyjątkowych wydarzeniach sportowych czy kulturalnych, niestety zawsze będzie on sporo kosztował. Stąd zwykle w przypadku składania zapytania (briefu) do organizatora jest to priorytetowa informacją jaką należy określić, bo wówczas z góry wiadomo jak daleko można pójść w ofercie.
Oczywiście można przygotować bardzo ciekawy i niezapomniany wyjazd przy stosunkowo niewielkich nakładach finansowych, ale trzeba wiedzieć z jaką grupą będziemy mieć do czynienia. Zwykle przy dalszych kierunkach, które muszą być obsłużone samolotem, prawie połowę założonego budżetu pochłania już sam transport (lotniczy oraz wszelkie miejscowe transfery). Stąd jeśli na miejscu ma być wiele atrakcji na wysokim poziomie założony budżet musi być właściwie oszacowany.
- Termin
Można śmiało powiedzieć, że są dwa główne okresy, kiedy to organizuje się wyjazdy typu incentive travel. Zdecydowanie najwięcej wyjazdów odbywa się wiosną – od końca marca do połowy czerwca. Trudno się temu dziwić, bo wszyscy zmęczeni jesienną szarugą i zimą, brakiem słońca, chętnie uczestniczą w wyjazdach, a wręcz przyjmują je z wdzięcznością, co już jest sporym sukcesem Firmy. Z uwagi na to jednak, że jest to najpopularniejszy okres, trzeba zwłaszcza w tym przypadku przygotowania poczynić odpowiednio wcześniej, aby zdążyć zabukować wszystko to co się chce i to w rozsądnych cenach.
Są miejsca, jak chociażby Praga czy Rzym, gdzie na dobrą sprawę cały rok jest mnóstwo turystów i tutaj często są kłopoty ze znalezieniem dobrego hotelu czy restauracji, zwłaszcza jeśli mamy do obsługi dużą grupę. Jeśli dodatkowo zależy nam na pełnej, profesjonalnej obsłudze, także np. przez polskojęzycznych przewodników, mogą i tu pojawić się problemy, w sytuacji kiedy za późno zabierzemy się za organizację. Odpowiednio wcześnie podjęte kroki pozwalają uniknąć niepotrzebnych nerwów.
Drugim popularnym sezonem na incentive travel jest zima i wszelkie imprezy narciarskie, ale także egzotyczne. Sezon zimowy zwykle ma już zdecydowanie niższą frekwencję, ale są to i wyjazdy zwykle kierowane do mniejszych grup. Przy wyjazdach narciarskich trzeba pamiętać, że jest to wyjazd dedykowany dla konkretnej grupy osób – pasjonatów sportów zimowych oraz że baza hotelowa jest mimo wszystko ograniczona. Praktycznie niezależnie od kraju bardzo trudno jest znaleźć dobry hotel, zarówno pod względem standardu jak i lokalizacji, który pomieści dużą grupę (np. 80-osobową). Wyjazdy egzotyczne zaś są dość kosztowne stąd i mniejsze grupy osób są nimi „wyróżniane. Zwykle na wyjazdy w Polsce przeznacza się około 2-3 dni, na wyjazdy po Europie około 5 dni, a na dalekie kierunki około 10 dni.
- Miejsce
W swoich briefach Firmy najczęściej podają już preferowany kierunek wyjazdu oraz zaznaczają jakie destynacje już były realizowane czy też z innych powodów mają nie być brane pod uwagę. Takie przygotowanie briefu zdecydowanie ułatwia pracę agencjom, przy założeniu jednak że wszelkie pozostałe kwestie zostały właściwie oszacowane. Najczęściej jednak zdarza się, że firmy w dużej mierze polegają na wiedzy i doświadczeniu biur je obsługujących i proszą o propozycje kierunków.
Często na wybór kierunku ma wpływ dostępność połączeń lotniczych z planowanego miejsca wylotu. Jednak dzięki coraz szerszej siatce połączeń regularnych przewoźników jak i tanich linii, oferta kierunków jest coraz bogatsza i zarazem coraz ciekawsza. Bardzo dobrym pomysłem na organizację wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych jest łączenie ich z uczestnictwem w lokalnych świętach czy festiwalach, a tu wybór jest imponujący. Choćby same niezwykle barwne winne festiwale łączone z mnóstwem imprez towarzyszących. Uczestnictwo w nich na pewno doda dodatkowych emocji i wrażeń z wyjazdu.
Stąd często miejsce czy termin wyjazdu można dopasować do tego rodzaju imprez i włączyć je w program wyjazdu. Najważniejsze zawsze tylko, aby mierzyć siły na zamiary i nie oczekiwać od wykonawcy organizacji super wyjazdu na 10 dni do Kenii, kiedy dysponujemy np. 4 tys. zł / osobę. Realne założenia na pewno pozwolą zorganizować realnie dobry wyjazd, który zaspokoi oczekiwania wszystkich.
Uwarunkowań szczegółowych, które trzeba brać pod uwagę przy organizacji wyjazdów motywacyjnych i integracyjnych może być znacznie więcej np. wszelkie wskazania dietetyczne przy układaniu menu w restauracjach. Coraz częściej też biura poza samym wyjazdem oferują też pełną obsługę marketingową przed – i powyjazdową, która też musi być szczegółowo dopracowana, aby uczestnicy już w wyprzedzeniem mogli „żyć tym wyjazdem”.
Niezależnie od kierunku, długości trwania czy terminu wyjazdu, ważne żeby powodował on w uczestnikach efekt WOW i wzbudzał chęć uczestnictwa w kolejnym, co przekłada się na dobre imię Firmy. Efekty z organizacji wyjazdów zawsze mają charakter długofalowy. Firmy, które zorganizowały przynajmniej raz dobry incentive travel, zwykle pozostają na długi czas przy tym rozwiązaniu, doceniając wszelkie jego zalety i korzyści.