Przygotowujemy się do organizacji wyjazdu motywacyjnego na Maltę dla 150 osób. Jak przy takiej dużej grupie zorganizować sprawną i nowoczesną komunikację z uczestnikami przed wyjazdem i w trakcie? Co Państwo proponujecie?
W organizowanych przez Bissole wyjazdach, niezależnie od kierunku, zwłaszcza przy większych grupach, najlepiej sprawdza się dedykowana dla wyjazdów incentive travel aplikacja mobilna. Sprawdziliśmy już tę formę komunikacji kilkakrotnie i zawsze w stu procentach spełniła ona swoją rolę i była bardzo chwalona przez uczestników wyjazdu. Jest to bardzo przejrzysta forma, w której można zawrzeć cały kontent wyjazdu. Co ważne – uczestnicy pobierają ją bezpłatnie ze sklepów GooglePlay lub Apple Store, a po wprowadzeniu specjalnego kodu otrzymują dostęp do konkretnego wyjazdu. Aplikacja działa na telefonach z systemami Android i iOS.
Standardowo w aplikacji można umieścić:
- Pełny program wyjazdu – godziny, miejsca zbiórek, kolejne atrakcje
- Informacje o przelocie – godziny, dozwolony bagaż
- Informacje praktyczne – co ze sobą zabrać, ważne telefony, kontakty do pilotów, taksówek, lokalne atrakcje, na co uważać na miejscu, a także informacje o ubezpieczeniu
- Adresy hoteli z opisem serwisu hotelowego
- Mapy, a także fragmenty lokalnych map, skany materiałów hotelowych, odręcznie zrobione szkice.
Z perspektywy naszego biura jako organizatora / opiekuna grupy / oraz pilotów bardzo ważne w aplikacji są następujące udogodnienia:
- Checklisty – sprawdzenie obecności wszystkich uczestników lub wybranych grup. Opcja wysłania wiadomości do nieobecnych jednym kliknięciem.
- Podział grupy na mniejsze – np. zgodnie z zaplanowanymi aktywnościami, transportem i in.
- Wiadomości predefiniowane – możliwość wysyłki do grupy zaplanowanych wiadomości o określonej porze; doskonale się sprawdzi ta formuła np. przy wszelkich grach czy rywalizacjach zespołowych
- Powiadomienia – za pomocą aplikacji można na bieżąco informować grupę o wszelkich zmianach, nagłych sytuacjach lub niespodziankach. Zintegrowana bramka sms pomaga obniżyć koszty tych powiadomień poza terytorium UE
- Możliwość ustawienia kilku języków i komunikacji w kilku językach jednocześnie
- Działanie off line – po zainstalowaniu aplikacji uczestnicy mają stały dostęp do otrzymanych treści, także bez dostępu do sieci. Wszelkie zaktualizowanie treści w telefonie użytkownika, choć zachodzi automatycznie, wymaga już trybu on-line.
Wersja dla pilota może być bardziej rozbudowana i zawierać więcej niezbędnych informacji szczegółowych niż wersja dla uczestników. Do aplikacji można także zaimportować pliki exel i pdf.
Moduł rejestracyjny:
Nowością w aplikacji jest Moduł rejestracyjny on line, który uczestnicy wypełniają samodzielnie. Rozwiązuje to problemy związane z RODO czy ewentualnymi błędami we wprowadzaniu danych, ponieważ wszystkie potrzebne dane osobowe, zgody na ich przetwarzanie, czy warunki ubezpieczeń, a nawet skany dokumentów są dostarczone przez samych uczestników zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. Formularz można dowolnie skonfigurować w zależności od potrzebnych do wyjazdu danych. Wszystkie dane automatycznie spływają na konto administratora i są dostępne w jednym miejscu, bez konieczności scalania różnych formularzy.
Korzystanie z aplikacji mobilnej przy wyjazdach incentive daje szereg korzyści zarówno firmie zlecającej, nam jako organizatorowi, jak i samym uczestnikom.
Przede wszystkim jest to przejrzysta, estetyczna, intuicyjna i nowoczesna forma kontaktu, której obecnie oczekują uczestnicy wyjazdów. Jest też bardzo wygodna i oszczędza sporo czasu i pieniędzy (zwłaszcza koniecznej na drukowanie materiałów, jak również związanej z rejestracją uczestników). Bardzo lubimy także fakt, że można już od etapu przygotowań wyjazdu dozować informacje związane z wyjazdem, co zwiększa emocje i pozytywne nastawienie do wyjazdu. Piloci i opiekunowie grup, z którymi pracujemy bardzo sobie chwalą możliwość przesyłania powiadomień grupowych i indywidualnych.
Z naszych dotychczasowych doświadczeń wynika, że rozwiązanie komunikacji marketingowej wyjazdu w postaci aplikacji mobilnej jest zdecydowanie rozwiązaniem typu SMART. Jest to bardzo inteligentny sposób na organizację wyjazdu, kontakt i kontrolę nad grupą, wzmocnienie przekazu samego wyjazdu. Także serdecznie rekomendujemy tę formę przy wszelkiego rodzaju wyjazdach grupowych – motywacyjnych, integracyjnych, sportowych, młodzieżowych czy pielgrzymkowych. W razie pytań – jesteśmy do dyspozycji.
Aleksandra Palka
Dyrektor ds. marketingu
Potrzebujesz więcej informacji?