Zapytaj o ofertę: +48 71 712 39 26, telefon alarmowy: +48 665 888 901 info@bissole.pl | Zapisz się do newslettera, odbierz darmowy voucher

Podróże służbowe – zobacz jak obniżyć ich koszty

W wielu firmach podróże służbowe i koszty delegacji stanowią drugą, po wynagrodzeniach, pozycję w budżecie. Tymczasem dzięki prowadzeniu odpowiedniej polityki podróży, korzystaniu z obniżających koszty systemów rezerwacyjnych, nowoczesnych form płatności i wykorzystaniu benefitów z programów lojalnościowych, wydatki można znacznie ograniczyć. Korzyści to koszty niższe nawet o 23%!

Skorzystaj z naszych rozwiązań:

Zobacz pełną ofertę usług Business Travel

Jak efektywnie zarządzać w firmie podróżami służbowymi? Z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania IT, systemy rezerwacyjne, ale konieczne jest również ścisłe przestrzeganie polityki podróży.

 

Polityka podróży w firmie

Polityka podróży to dokument określający zasady rezerwacji wszelkich usług wchodzących w skład podróży służbowych. Jak wynika z ogólnopolskiego badania firmy Amadeus, taki dokument obowiązuje w zaledwie sześciu na dziesięć polskich firm. Tymczasem dzięki odpowiednio opracowanym zasadom, firma może zaoszczędzić i czas i fundusze.

Właściwie opracowana polityka podróży reguluje przede wszystkim takie kwestie, jak:

  • klasy podróży lotniczych czy kolejowych (biznes, ekonomiczna),
  • standardy hoteli (liczba gwiazdek, preferowana sieć hotelowa),
  • nieprzekraczalne stawki ze poszczególne rezerwacje,
  • terminy składania zamówień,
  • wykaz osób uprawnionych do składania zamówień oraz odpowiedzialnych za ich potwierdzanie.

W polityce podróży uregulowane powinny być również usługi takie jak: wynajem aut, wizowanie, bilety kolejowe, promowe a nawet posiłki, co pozwala uniknąć niekontrolowanych, dodatkowych kosztów. Zasada jest taka, że im większa firma, tym polityka podróży powinna być bardziej skrupulatnie opracowana i przestrzegana. W efekcie podróże służbowe organizowane są sprawniej i taniej.

Stwórz z nami własną Politykę podróży

 

Profesjonalne systemy rezerwacyjne

Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania, służącego do rezerwacji wszelkich usług wchodzących w skład podróży służbowych również daje firmom wymierne korzyści. Oszczędności przekraczają w skali roku nawet 20% dotychczasowych wydatków! Dodatkową zaletą takich systemów jest też automatyczne przestrzegane obowiązującej w firmie polityki podróży.

Bardzo skutecznym narzędziem tego typu jest oferowana przez Bissole Business Travel platforma rezerwacyjna Amadeus e-Travel Management (AeTM). Korzystanie z niej umożliwia firmom:

  • lepszą kontrolę wydatków i redukcję kosztów na podróże służbowe,
  • poprawę przejrzystości wydatków i płatności,
  • korzystanie z wynegocjowanych stawek korporacyjnych,
  • przejrzyste raportowanie,
  • planowanie budżetu na podróże służbowe.

Dzięki platformom rezerwacyjnym można nie tylko zamówić bilety lotnicze, noclegi w hotelach czy wynajęcie samochodu. Stały dostęp do platformy przez urządzenia mobilne pozwala z dowolnego miejsca zarządzać rezerwacją czy skontrolować rezerwacje dotychczasowe. Poza tym dodatkowo podróżni cały czas są mogą korzystać z usług help desku Bissole.

Wypróbuj platformę rezerwacyjną AeTM, obniż koszty nawet o 23%!

 

Podróże służbowe – wszystko w jednym miejscu

Niezależnie od tego czy firma korzysta z systemu rezerwacyjnego czy nie, bardzo ważne jest by wszelkie usługi były zamawiane w jednym miejscu. Korzystanie z wyspecjalizowanych agencji podróży jest bardzo dobrym rozwiązaniem. Nawet w przypadku korzystania z systemu takiego jak AeTM, to biuro kontroluje wówczas przebieg podróży od momentu założenia rezerwacji po wystawienie faktury.

Najważniejsze korzyści z obsługi przez profesjonalną agencję to:

  • otrzymywanie wszelkich dokumentów na czas z jednego źródła,
  • pomoc we wszystkich sytuacjach związanych z reklamacjami i zwrotami,
  • łatwość dotarcia do pomocy w sytuacjach kryzysowych,
  • szybkość reakcji i help desk,
  • przejrzystość rozliczeń oraz zbiorcze raporty – wszystkie faktury pochodzą z jednego źródła.

Dodatkową zaletą jest fakt, że biura korzystają z szeregu dedykowanych systemów rezerwacyjnych, które pozwalają im na błyskawiczne porównanie wielu ofert. Dzięki temu mogą przedstawić klientom propozycje najlepszych cen hoteli czy połączeń lotniczych. Mają też bieżące informacje na temat aktualnych promocji i zniżek. Dzięki temu oferta może być zdecydowanie tańsza od tej uzyskanej samodzielnie.

Zobacz pełny zakres oferty profesjonalnego biura podróży business travel

 

Nowoczesne i przyjazne formy płatności

Korzystanie z zewnętrznych biur specjalizujących się w rynku podróży służbowych znacznie usprawnia proces rozliczeń. Na przykład:

  • jedna zbiorcza faktura za cały miesiąc,
  • dłuższy termin płatności.

Z pomocą przychodzą też nowoczesne formy płatności, które automatyzują całą procedurę oraz przynoszą wiele dodatkowych profitów. Przykładem jest Business Travel Account, czyli centralny rachunek firmy, służący do płatności za bilety lotnicze i inne usługi wykorzystywane w ramach podróży służbowych. Najważniejsze korzyści z posiadania BTA to:

  • bezpłatne kredytowanie do 59 dni.
  • jedna, centralna płatność raz w miesiącu.
  • brak opłat za używanie BTA,
  • korzystne ubezpieczenie osób, których bilet lotniczych został opłacony za pośrednictwem rachunku BTA.

Do rachunku wydawane są wirtualne karty płatnicze oferujące wysokie ubezpieczenie KL, NNW dla podróżujących pracowników, nawet do 1 miliona złotych. Możliwe są różne tak zwane co-brandowe warianty kart, pozwalające na tańsze korzystanie z usług firm-partnerów wydawcy karty.

Zobacz, jak działa Business Travel Account

 

Programy lojalnościowe linii lotniczych

Dla firm jest to bardzo dobra forma oszczędzania na podróżach służbowych. Uczestnictwo w programie lojalnościowym nie zajmuje dodatkowego czasu, a przynosi liczne przywileje i pozwala na optymalizację budżetu przeznaczonego na podróże służbowe. Najczęściej oferowane korzyści to:

  • bezpłatne bilety opłacone zgromadzonymi punktami,
  • podwyższenie klasy rezerwacyjnej z ekonomicznej do biznesowej,
  • możliwość wstępu do business lounge,
  • bezpłatny dodatkowy bagaż,
  • zmiana nazwiska na bilecie.

Często też linie lotnicze oferują w ramach nagród pakiety weekendowe (przelot + hotel), vouchery oraz nagrody rzeczowe, którymi firma może nagrodzić wybranych pracowników lub kontrahentów.

Zobacz praktyczny przewodnik po liniach lotniczych

**

Bissole Business Travel to ekspert w organizacji podróży biznesowych. Mamy 12 lat doświadczenia na rynku. W tym czasie obsługiwaliśmy ponad 470 firm. W naszej ofercie znajdują się wszystkie usługi niezbędne przy organizacji podróży służbowych oraz pełna organizacja wyjazdów firmowych typu incentive – motywacyjnych oraz integracyjnych, w tym również nastawionych na działania CSR. Zajmujemy się także organizacją wydarzeń typu city break i tzw. incoming tour dla firm i instytucji zagranicznych oraz gości specjalnych odwiedzających polskie oddziały firm. Zapraszamy do współpracy.